Mandat
*** CONCOURS RÉSERVÉ AUX EMPLOYÉES ACTIVES ET EMPLOYÉS ACTIFS DU RÉSEAU DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX (RSSS) INTÉGRÉS À SANTÉ-QUÉBEC. ***
SOMMAIRE du POSTE
Sous la supervision générale du Chef de service en prévention et promotion de la santé et, sous l’autorité fonctionnelle de la chef d’équipe ou de la technicienne en administration, le titulaire assume des fonctions et des tâches relatives à divers travaux administratifs dans le service. Le titulaire :
50 % Assure le soutien administratif aux cadres, professionnels et membres de l’équipe, en veillant à la qualité et à l’efficacité des services offerts. Gère les communications entrantes, incluant la boîte courriel, les messages vocaux et le courrier et répond aux requêtes de manière professionnelle et dans les délais requis. Prépare et envoi les correspondances, telles que les lettres et courriels de rappel (notamment liés aux programmes de vaccination ou autres suivis cliniques ou administratifs). Planifie les rendez-vous découlant de ces rappels ou des demandes reçues, en assurant la coordination avec les intervenants concernés. Documente l’ensemble des activités administratives réalisées, en maintenant des dossiers exacts, à jour et conformes aux exigences. Effectue les entrées de données dans les différents systèmes informatiques (SIGMA-RH, TSQ, DEE et autres plateformes institutionnelles), en garantissant l’exactitude, la rigueur et la conformité des informations saisies.
40% Assume le rôle de secrétaire des comités SST, incluant la réservation des salles, l’organisation et la planification des rencontres (gestion du multimédia et de tout soutien logistique requis). Rédige et prépare la documentation officielle, notamment les procès-verbaux, ordres du jour et comptes rendus, conformément aux procédures et aux exigences de qualité.
10 % Effectue toutes autres tâches connexes relevant de sa compétence à la demande de son supérieur immédiat
Exigences
EXIGENCES DU POSTE
Connaissances académiques & autres
· Diplôme d’études secondaires V (DES) ou autres diplômes/attestations (AEP, ASP, DEP) en administration/secrétariat ;
· Bonne maîtrise du français parlé
· Connaissance fonctionnelle français écrit
· Word débutant