Chef / Cheffe de secteur – Numérisation

Sous l’autorité du chef des services gestion documentaire et numérisation du Centre universitaire de santé McGill, le titulaire du poste participe à l’administration courante du centre d’activité pour le personnel de bureau du service des archives et du secteur de la numérisation et du contrôle de qualité de la numérisation pour le site Glen. Il assure la disponibilité des dossiers des usagers, de la conformité des formulaires, assure la destruction des dossiers en fonction du calendrier de conservation pour le volet numérisation. Il assure le suivi des activités quotidiennes liées au personnel de bureau et assure un suivi rigoureux des objectifs et lignes directrices établies. Il est responsable des ressources humaines, financières des ressources de ses secteurs d’activités.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

– 75% Supervise les activités des employés des archives médicales – centre de numérisation des sites Glen (hôpital Royal Victoria, Institut Thoracique de Montréal, hôpital de Montréal pour enfants), hôpital général de Montréal et hôpital neurologique de Montréal, incluant l’allocation des ressources dans le respect de la disponibilité des budgets, la planification et l’organisation des activités ;

– 10% Assure, la compilation des rapports statistiques et des audits d’assurance qualité liée au secteur d’activités ;

– 10% Collabore avec le chef de service dans l’administration, le développement, l’implantation et la gestion des politiques et procédures. Participe dans les projets rattachés à ses secteurs ;

– 5% Contrôle et maintient l’inventaire des fournitures ont besoin pour le service.

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES

Gestion stratégique et organisationnelle

– Actualise, dans la conduite des activités et des projets dans le cadre de la mise en oeuvre du réseau de simulation au CUSM:

– Les orientations et les priorités de l’établissement en ce qui concerne les ressources humaines, financières, techniques, informationnelles et non institutionnelles.

– Le plan de communication interne et externe de sa direction et applique les mécanismes de contrôle prévus à cet effet.

– Les actions et les ressources identifiées par sa direction et ses partenaires, pour actualiser la mission, la vision, les valeurs, les orientations, les priorités et les stratégies organisationnelles de l’établissement.

– Identifie les cibles de performance appropriées à sa direction, selon la mission, les orientations et les priorités de l’établissement, détermine les mécanismes de contrôle requis à leur application et rends compte des résultats. Ces cibles peuvent être relatives, notamment l’efficience, la qualité, la gestion des risques et des plaintes, la gestion clinique et administrative.

– Assume l’imputabilité de la gestion de ses activités dans le service et en définissent les priorités en fonction de celles de son service.

– Collabore à la coordination, au contrôle et à l’évaluation des activités de son service et des membres de son équipe pour contribuer à la réalisation des objectifs, à l’évaluation de la pertinence des moyens utilisés et à l’atteinte des résultats désirés.

Gestion des ressources humaines

– Collabore à l’identification et à l’analyse des besoins en ressources humaines de sa direction.

– Collabore à la mise en place du programme d’appréciation du rendement des ressources humaines en vigueur dans l’établissement.

– Identifie les besoins spécifiques de développement des compétences et de transfert des connaissances des ressources humaines (individus et équipes de travail), réalise des activités et des projets sous sa gouverne et applique le plan adopté à cet effet par sa direction et ses partenaires.

– Actualise, dans la conduite des activités et des projets sous ça gouverne :

– Les processus et les outils nécessaires au développement organisationnel et à l’organisation du travail adopté par sa direction et ses partenaires et applique les mécanismes de contrôle prévus à cet effet.

– Les différents leviers de mobilisation des ressources humaines instaurés par sa direction et ses partenaires. Applique les mécanismes de contrôle prévus à cet effet.

Gestion des ressources financières, matérielles, techniques et des actifs informationnels

– Collabore à l’identification et à l’analyse des besoins en ressources financières de sa direction.

– Assure le suivi budgétaire périodique des activités et des projets sous sa gouverne.

– S’assure de disposer du budget nécessaire à la réalisation des activités et des projets sous ça gouverne et applique les mécanismes de contrôle prévu à cet effet.

– Voit à l’utilisation adéquate des ressources matérielles et techniques ainsi que des ressources et actifs informationnels qui lui sont alloués pour la réalisation des activités et des projets sous ça gouverne. Applique les mécanismes de contrôle prévus à cet effet.

Gestion des communications

– Met en place et applique les processus relatifs à la circulation de l’information et à la communication instaurée au sein de sa direction.

– Prépare et anime les réunions et les différents comités, y assiste et y participe, selon les cas.

– Établit et maintient les communications requises avec les services, programmes, normes, règles ou procédés.

– Représente sa direction tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’établissement lorsque requis.

Gestion des partenariats

– Collabore à l’identification et à l’analyse des besoins de sa direction en ce qui concerne les relations de partenariats et les alliances internes et externes à instaurer et identifie ceux spécifiques à son service.

– Gère les ententes de partenariats et d’alliances internes et externes relatives à son service dans le cadre des complémentarités inter établissements existantes ou à instaurer. Applique les mécanismes de contrôle prévus à cet effet.

Gestion de l’enseignement et de la recherche

– Collabore à l’identification et à l’analyse des activités d’enseignement et de recherche à implanter dans sa direction et propose celles spécifiques à son service.

– Participe au développement de pratiques de pointe en étroite collaboration avec les directions de programmes et la direction de l’enseignement universitaire et de la recherche.

– Prend part à la diffusion et au transfert des connaissances issues de la recherche en lien avec les pratiques professionnelles au sein des directions de programmes afin d’intégrer les données probantes dans le processus de décision.

– Gère les contrats et ententes intervenus entre l’établissement et différentes maisons d’enseignement universitaire ou autres relatifs à son service. Applique les mécanismes de contrôles prévus à cet effet.

Gestion de projet

– Le titulaire joue un rôle clé à travers toutes les phases de mise en œuvre du réseau de simulation du CUSM, comme suit :

Démarrage de projet

– Définit le besoin et assure une compréhension commune du besoin que le projet vient combler avec toutes les parties prenantes;

– Définit les objectifs du projet et la mesure du succès du projet;

– Détermine la portée du projet en collaboration avec les utilisateurs ou le « client »;

– Établit les liens requis avec les personnes responsables des différents aspects au sein du projet et met en place la structure de gouvernance des projets;

– Identifie les parties prenantes, les risques, les possibilités d’amélioration et les stratégies de mesure.

Planification

– Développe, avec le directeur, un plan de travail détaillé incluant les priorités et activités essentielles au succès du projet;

– Détermine la nature et la quantité de ressources requises à chacune des étapes des projets;

– Établit un calendrier du cycle de vie;

– Établit un plan de communication ainsi qu’un calendrier de communications. Établit et suit les livrables clés et les jalons d’importance du projet.

Implantation du projet

– Assure la coordination des individus / équipes impliqués dans les différents groupes de travail du projet;

– S’assure que tous les produits livrables sont prêts à temps dans le respect des limites budgétaires et des attentes préétablies;

– Assure un suivi et une communication au CODIR en temps opportun, de l’avancement des projets et des ajustements, si requis;

– Identifie les obstacles à la mise en œuvre et élabore des stratégies pour les surmonter.

Pérennisation des projets

– Évalue le succès du projet;

– Établit et met en place les mécanismes nécessaires à la pérennisation des changements.

De plus, le conseiller aura, à travers les différentes phases du projet, les fonctions suivantes:

– Élabore et coordonne la mise en place des politiques et des procédures de fonctionnement de son service et en assure leur application;

– Met en place un système de gestion des bases de données, des équipements, des contrats et des programmes afin de faire le suivi des activités du centre de simulation;

– Produit un rapport annuel des activités du centre de simulation ;

– Assure le maintien des équipements de simulation selon les normes établies par les fournisseurs;

– Planifie les achats des équipements de simulation selon les règles établies par le ministère;

– Joue un rôle de vigie et agit comme personne-ressource ou représentant de la DES auprès des autres directions lorsque leurs différents projets ont un impact sur la simulation;

– Analyse et assume un rôle de vigie concernant les impacts et les enjeux des projets et en tenant compte des notions d’éthique, des principes de qualité, de sécurité et de gestion des risques transmis par l’organisation;

– Agit auprès des équipes cliniques comme leader en matière de simulation- applique, évalue et transmet des notions de sécurité et de qualité en dispensant l’enseignement et les informations nécessaires pour favoriser cette culture dans l’organisation;

– S’assure de l’application des normes établies par les différentes agences d’accréditation par le centre de simulation;

– Applique les meilleures pratiques en simulation;

– Met en place une base de données des scénarios cliniques;

– Effectue les demandes de subvention pour différents projets d’organisation aux différentes instances (régionale, provinciale et nationale) :

– Rédige les bilans d’étapes et les rapports finaux des différents projets pour la reddition de compte.

– Évalue les projets en termes d’efficacité et de coûts/résultats.

– Met en place et coordonne les comités requis à la planification, au développement, et à l’implantation des différents projets en relation avec la simulation;

– Représente la DES sur les différents comités interdisciplinaires liés à la planification, le développement, l’implantation, ainsi que l’évaluation des différents projets reliés aux activités de simulation;

– Planifie les ressources humaines et financières requises;

– Propose et discute des étapes de transition dans le développement et l’implantation des différents projets en lien avec ces activités;

– Initie et collabore avec les professionnels des autres directions dans le développement et l’implantation du projet relié à la simulation;

– Développe des outils de communication pour le centre de simulation;

– Assure la promotion des activités de simulation tant à l’interne qu’à l’externe du CUSM;

– Développe des liens avec les différents partenaires du réseau de la santé;

– Fait la promotion du centre de simulation afin de générer des revenus.

Scolarité

– Baccalauréat dans un domaine pertinent au poste (Une combinaison d’un diplôme d’études collégiales dans un domaine pertinent au poste jumelée à une expérience professionnelle pertinente pourrait être considérée)

Expériences professionnelles

– Expérience de travail pertinente, de préférence dans le réseau de la santé et des services sociaux.

– Expérience professionnelle pertinente en gestion, supervision ou ayant démontré un leadership accru.

COMPÉTENCES REQUISES

– Savoir diriger (PODC : Planifier, organiser, diriger, contrôler

– Courage managérial/ gestion de conflits

– Leadership mobilisateur

– Collaboration et partenariat

– Gestion de la qualité et de l’expertise

– Connaissance et maitrise de soi

– Gestion de changements

– Orientation résultats

– Orientation client

– Communication interpersonnelle et organisationnelle

– Stimuler l’innovation

Autres

– Capacité à communiquer en français tant à l’orale qu’à l’écrit.

– La maîtrise de l’anglais est souhaitable

Statut de l’emploi : Permanent à temps complet
Classe salariale 35 (MIN : 81 092$, MAX : 105 418$)
Entrée en fonction : Dès que possible

INFORMATIONS ADDITIONNELLES

Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir leur curriculum vitae.

Les dossiers de candidature doivent être reçus au plus tard le 28 septembre 2026.

Les entrevues se tiendront le 7 octobre 2026

Nous remercions les personnes ayant manifesté de l’intérêt envers notre établissement. Cependant, nous communiquerons seulement avec les personnes dont la candidature aura été retenue.

CONDITIONS DE TRAVAIL

Les conditions de travail des cadres sont régies par le Règlement sur certaines conditions de travail applicables aux cadres des agences et des établissements de santé et de services sociaux.